Categorie inhoudelijke en praktische vragen
Categorie privacy en veiligheid
Categorie technische vragen
Welke thema’s kan ik aanleveren via de Themamonitor en vanaf welke datum start de registratie?
De Thema’s ‘Voorkomen van wondinfecties na een operatie’ en ‘Voorkomen van lijnsepsis’ worden geregistreerd in PREZIES. Het thema ‘Behandeling van ernstige sepsis’ wordt geregistreerd in de NICE-database. De overige thema’s worden per kwartaal geregistreerd in de Themamonitor.
|
Thema |
Start registratie |
Invullen in Themamonitor per |
|
Vitaal bedreigde patiënt |
1 april 2009 |
1 januari 2010 |
|
Medicatieverificatie |
1 april 2009 |
1 januari 2010 |
|
Kwetsbare ouderen |
1 januari 2010 |
1 april 2010 |
|
Nierinsufficiëntie |
1 januari 2010 |
1 april 2010 |
|
Pijn |
1 april 2010 |
1 juli 2010 |
|
High Risk Medicatie |
1 april 2010 |
1 juli 2010 |
|
Verwisseling |
1 april 2010 |
1 juli 2010 |
|
Acute coronaire syndromen |
1 april 2010 |
1 juli 2010 |
Is het verplicht om de Themamonitor in te vullen?
Het VMS Veiligheidsprogramma kan u niet verplichten om de Themamonitor in te vullen. Met de Themamonitor kunt u volgen hoe de implementatie van de interventies van de thema’s in uw ziekenhuis verloopt. Ook kunt u uw eigen cijfers vergelijken met de andere ziekenhuizen in het programma. Met de grafieken uit de Themamonitor kunt u aantonen dat u in uw ziekenhuis werkt aan de 10 thema’s. Als u niet meedoet, zult u aan de IGZ op een andere manier moeten aantonen dat u werkt aan patiëntveiligheid.
Wat is het verschil tussen de Veiligheidsindicatoren van de IGZ die de IGZ verzamelt in het kader van het VMS veiligheidsprogramma en de indicatoren van de 10 thema’s?
De IGZ houdt toezicht op de invoering van het Veiligheidsprogramma en het behalen van resultaten. Daarvoor gebruikt de inspectie eigen IGZ veiligheidsindicatoren die in samenspraak met de partners van het VMS Veiligheidsprogramma zijn vastgesteld. Deze (IGZ) indicatoren zijn in tegenstelling tot de indicatoren van het Veiligheidsprogramma volledig openbaar (zie publicatie Veiligheidsindicatoren Ziekenhuizen 2010-2012)
In 2009 zijn, voor de eerste 4 thema’s, door de IGZ indicatoren ‘veiligheidsprogramma voor ziekenhuizen’ uitgevraagd. Is al bekend welke indicatoren de IGZ gaat hanteren voor de andere 6 thema’s?
In februari 2010 heeft de IGZ een brief gestuurd naar alle ziekenhuizen. In deze brief informeert de IGZ de ziekenhuizen over de toezichtindicatoren van de nieuwe 6 thema's. In de IGZ-publicatie Veiligheidsindicatoren Ziekenhuizen 2010-2012 staan de indicatoren van alle 10 de thema's zoals deze door de IGZ worden uitgevraagd.
Waarom is er gekozen om een nieuw instrument, de Themamonitor, te introduceren? Waarom is er geen aansluiting gezocht met de invoermodules van Zichtbare Zorg en de IGZ?
De gegevens die u invult in de Themamonitor zijn niet openbaar en ook niet beschikbaar voor de IGZ. Dit in tegenstelling met de indicatoren die u moet verzamelen voor Zichtbare Zorg en de IGZ. De gegevens die worden verzameld in het kader het VMS veiligheidsprogramma zijn bedoeld om de implementatie van de interventies van de thema’s te monitoren.
De Themamonitor heeft als voordeel dat hij verder op in het programma op basis van de ingevulde registraties automatisch rapportages stuurt met trend- en benchmark grafieken. Daarnaast kunt u dan zelf analyses uitvoeren. Dat kan niet met de modules van Zichtbare Zorg en de IGZ.
Wat levert de informatie uit de Themamonitor mij op?
De Themamonitor is een instrument waarmee u kunt monitoren wat in uw ziekenhuis de voortgang van de implementatie van de thema’s is.
U kunt de indicatoren op ziekenhuis- of op afdelingsniveau registreren. Wanneer u er voor kiest de indicatoren op ziekenhuisniveau in te voeren, kunt u zich later in het programma door middel van een kwartaalrapport op anonieme wijze vergelijken met andere ziekenhuizen. Indien de keuze op het registreren op afdelingsniveau is gevallen, dan is het mogelijk om de afdelingen binnen uw ziekenhuis met elkaar te vergelijken. Dit kan bijdragen aan een snellere herkenning van succesvolle afdelingen en ‘best practices’.
Het kwartaalrapport komt in de loop van 2010 beschikbaar voor ieder ziekenhuis wat registreert in de Themamonitor. Het rapport laat door middel van tabellen en grafieken zien wat de voortgang is op de verschillende thema’s. Dit heeft als voordeel dat u zelf geen analyses meer hoeft uit te voeren.
Blijft de Themamonitor na het eind van het VMS veiligheidsprogramma in 2013 bestaan?
Zoals voor alle onderdelen van het programma wordt bekeken hoe en waar deze na afloop voortgezet kunnen worden.
Hoeveel keer per jaar ontvang ik een rapportage?
Een rapportage op procesniveau ontvangt u elk kwartaal, op structuur- en uitkomstniveau is dat een keer per jaar. U kunt na deze rapportage ook zelf verschillende benchmarks uitvoeren met behulp van een analysemodule in de Themamonitor. Let op: dit is in ontwikkeling.
Tot wanneer kunnen we de indicatoren van het Veiligheidsprogramma inleveren?
De indicatoren van de 10 thema’s kunt u registreren zo lang het Veiligheidsprogramma loopt, dus tot en met 2012. Het laatste kwartaal is het 4e kwartaal van 2011.
Wat gebeurt er als we een kwartaal de gegevens niet op tijd aanleveren?
Als u na de deadline de gegevens aanlevert dan zijn die gegevens niet opgenomen in de kwartaalrapportage. Wilt u na de deadline toch gegevens aanleveren, neem dan contact op met de helpdesk van het VMS Veiligheidsprogramma: 030 273 94 44 of helpdesk@vmszorg.nl
Wat moet ik doen als ik een kwartaal geen gegevens heb verzameld?
Laat het ons weten als u een kwartaal geen gegevens hebt verzameld. Gebruik hiervoor de knop ‘overslaan’ bij het tabveld 'Gegevens invoeren'. Door het pijltje links boven, onder de oranje balk aan te vinken, kunt u aangeven dat u voor het betreffende kwartaal geen gegevens kunt invullen. U kunt dan ook aangeven waarom u geen gegevens invult. Als u de knop ‘overslaan’ bij 'Gegevens invoeren' gebruikt, stoppen de automatische herinnering e-mails.
Kan ik nog gegevens van een jaar (of langer) geleden invoeren in de Themamonitor?
Vanaf het moment dat u een rol krijgt toebedeeld in de Themamonitor kunt u met een terugwerkende kracht over niet meer dan 1 kwartaal/3 maanden registreren.
Voorbeeld: U wordt uitgenodigd door de projectleider in juli, u kunt alleen indicatoren registreren van 3 maanden eerder, in uw geval vanaf 1 april.
Let op: bent u een projectleider? U ziet alle (nog niet geregistreerde) indicatoren over de volledige looptijd.
Wie kunnen de gegevens zien die ik aanlever?
De gegevens op ziekenhuisniveau zijn alleen zichtbaar voor het VMS Veiligheidsprogramma. De rapportage die gemaakt wordt op basis van de aangeleverde gegevens geeft een beeld van alle ziekenhuizen samen en is niet herleidbaar naar de individuele ziekenhuizen.
Wat doet het VMS Veiligheidsprogramma met de gegevens?
Het VMS veiligheidsprogramma gebruikt de gegevens van ziekenhuizen (anoniem) om jaarlijks een rapport op landelijk niveau te maken. Daarnaast wordt deze geaggregeerde data gebruikt zodat de ziekenhuizen zich kunnen benchmarken ten opzichte van de andere ziekenhuizen.
Ik heb de themamonitor ingevuld. Kan ik de ingevulde gegevens nog inzien nadat ik deze goedgekeurd en opgestuurd heb?
Voordat u de gegevens goedkeurt, ziet u in uw Inbox achter iedere indicator een Excel icoontje. Als u hierop dubbelklikt kunt u de door uw ziekenhuis ingevoerde gegevens downloaden en opslaan. Als u dit niet doet, kunt u de gegevens na opsturen niet meer inzien. Later dit jaar komt een kwartaalrapportage beschikbaar. Hierin worden uw resultaten na het afsluiten van ieder kwartaal aan u terug gekoppeld.
Ik heb per abuis indicatoren goedgekeurd en verstuurd. De ingevulde gegevens zijn onjuist. Is dit nog te corrigeren?
Als de gegevens zijn verstuurd naar het VMS Veiligheidsprogramma kunt u contact opnemen met de helpdesk. De helpdesk is tijdens kantooruren bereikbaar per telefoon op 030 - 273 94 44, of per e-mail op helpdesk@vmszorg.nl. Uw gegevens worden vervolgens “afgekeurd” waarna u per email het verzoek krijgt de gegevens te corrigeren en opnieuw te versturen.
Ik heb de gegevens ingevuld maar ik zie het niet staan bij voortgang. Hoe kan dat?
Sommige ziekenhuizen kiezen er voor om de registratie op de verschillende thema's te delegeren aan themacoördinatoren. De themacoördinator vult de gegevens in en verstuurt deze naar de projectleider. De projectleider controleert de gegevens, accordeert en verstuurt de gegevens naar het VMS Veiligheidsprogramma. Als u de thema’s als projectleider zelf invult volgt u dezelfde route en moet u dus twee keer accorderen en versturen. Pas nadat de gegevens zijn ontvangen door het VMS Veiligheidsprogramma ziet u op ziekenhuisniveau een geel smiley bij de voortgang.
Als ik in de themamonitor bij een thema "overslaan" kies, zie ik "100%" en een geel "smiley" in het veld voortgang. Klopt dit?
Ja, dit is juist. De smiley en 100% zijn voor uzelf en het VMS Veiligheidsprogramma het teken dat u de betreffende indicator heeft gezien en verstuurd. U krijgt de smiley en 100% ook te zien wanneer u door middel van “overslaan” heeft laten weten dat het ziekenhuis voor de betreffende indicator (nog) geen gegevens aanlevert. Voor de indicatoren waarachter een “geel smiley en 100%” staat ontvangt u geen herinneringen meer om deze in te vullen.
De indicatoren voor de thema’s ‘Vitaal bedreigde patiënt’ en ‘Medicatieverificatie’ heb ik voor het 2e en 3e kwartaal 2009 aangeleverd via excelformulieren. Kan ik die formulieren nog steeds uploaden via de website of kunnen de gegevens alleen nog worden aangeleverd via de Themamonitor?
De indicatoren kunnen vanaf 1 januari 2010 alleen worden aangeleverd via de Themamonitor.
Hoe vraag ik een wachtwoord aan?
Alle ziekenhuiscoordinatoren van de deelnemende ziekenhuizen zijn door het VMS Veiligheidsprogramma automatisch uitgenodigd.
Heeft u als ziekenhuiscoordinator geen gebruikersnaam ontvangen? Neem dan contact op met de helpdesk via helpdesk@vmszorg.nl
De ziekenhuiscoördinator is projectleider van de Themamonitor en kan themacoördinatoren toewijzen. Inloggegevens voor deze rollen worden automatisch verzonden.
Ik ben mijn wachtwoord vergeten!
Indien u reeds bent uitgenodigd en uw wachtwoord bent vergeten dan kunt u een nieuw wachtwoord aanvragen via deze link.
U wordt gevraagd om het mailadres op te geven waarop u bent uitgenodigd, u ontvangt op dit mailadres ook uw nieuwe wachtwoord.
Indien u de e-mail niet ontvangt neem dan contact op met de helpdesk via helpdesk@vmszorg.nl of via telnr. 030 273 94 44.
Kan ik een ander als projectleider benoemen?
De ziekenhuiscoördinator kan een ander niet benoemen als projectleider. Wilt u de rol van projectleider overdragen aan iemand anders, neem dan contact op met de helpdesk via helpdesk@vmszorg.nl
Mijn vraag staat hier niet bij, hoe kan ik contact met jullie opnemen?
De helpdesk is tijdens kantooruren bereikbaar per telefoon op 030 - 273
94 44, of per e-mail op helpdesk@vmszorg.nl.